Digitale Hygiene in Microsoft 365: Kleine Maßnahmen mit großem Effekt

Identitätsschutz durch Multi-Faktor-Authentifizierung

Passwörter allein sind eine unzureichende Verteidigung. Sie können gestohlen, erraten oder durch Phishing abgegriffen werden. Die entscheidende Schutzebene ist daher die Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA). Microsoft selbst gibt an, dass MFA über 99,9 % der Angriffe auf Konten blockieren kann. Diese eine Maßnahme ist der wirksamste Schritt, den Sie zum Schutz Ihrer Identitäten unternehmen können.

Der einfachste Weg zur Umsetzung ist die Aktivierung der Microsoft 365 Security Defaults. Diese stellen eine von Microsoft empfohlene Sicherheitsgrundlage dar und lassen sich mit nur einem Klick für alle Benutzer aktivieren. Sie sind das absolute Minimum für jede Organisation. Oftmals herrscht die Sorge, MFA würde die Produktivität der Mitarbeiter beeinträchtigen. Doch diese Befürchtung ist überholt. Moderne Methoden wie Push-Benachrichtigungen über die Authenticator-App sind nahtlos und dauern nur einen Augenblick. Sie machen den Anmeldeprozess nicht komplizierter, sondern sicherer. Um diese grundlegenden Sicherheitsmaßnahmen im Kontext unserer umfassenderen Lösungsangebote zu sehen, lohnt sich ein Blick auf die vielfältigen Möglichkeiten.

Ein kritischer Schritt beim MFA für Unternehmen aktivieren ist die Abschaltung veralteter Authentifizierungsprotokolle. Diese alten Protokolle sind ein offenes Scheunentor für Angreifer.

1. Keine Unterstützung für MFA: Ältere Protokolle wie POP, IMAP oder SMTP können MFA-Anforderungen nicht verarbeiten und umgehen diese wichtige Schutzebene vollständig.
2. Erhöhtes Angriffsrisiko: Angreifer zielen gezielt auf diese Protokolle, da sie sich gut für automatisierte Brute-Force- und Passwort-Spray-Angriffe eignen.
3. Fehlende moderne Sicherheitsfunktionen: Legacy-Protokolle bieten keine Unterstützung für Conditional Access oder andere moderne Identitätsprüfungen, was sie zu einem blinden Fleck in Ihrer Sicherheitsarchitektur macht.

Dynamische Zugriffskontrolle mit Conditional Access

Nachdem MFA die Tür gesichert hat, fungiert Conditional Access als intelligenter Türsteher. Anstatt nur den Schlüssel zu prüfen, bewertet er den gesamten Kontext eines Zugriffsversuchs. Man kann es sich wie ein smartes Sicherheitstor vorstellen, das auf Basis verschiedener Signale entscheidet, wer unter welchen Bedingungen eintreten darf. Diese Signale umfassen den Benutzer, seinen Standort, den Zustand seines Geräts, die genutzte Anwendung und eine Echtzeit-Risikobewertung.

Diese Funktionalität ermöglicht die Erstellung präziser Conditional Access Richtlinien, die Sicherheit und Produktivität in Einklang bringen. Anstatt alle Benutzer mit den gleichen starren Regeln zu konfrontieren, können Sie den Zugriff dynamisch steuern. Dieser Ansatz ist ein Kernbestandteil des Zero-Trust-Modells, das dem Grundsatz „Niemals vertrauen, immer überprüfen“ folgt. Wie in den offiziellen Leitlinien von Microsoft zur Zero-Trust-Implementierung detailliert beschrieben, ist Conditional Access ein Eckpfeiler für die Absicherung moderner Arbeitsplätze. Jede Zugriffsanfrage wird neu bewertet, was eine kontinuierliche und kontextbezogene Sicherheit gewährleistet.

Schutz sensibler Daten durch Klassifizierung

Effektive Sicherheit endet nicht bei der Zugriffskontrolle. Es ist ebenso wichtig zu wissen, wo sich Ihre sensiblen Daten befinden und wie sie verwendet werden. Im Microsoft 365-Ökosystem, das SharePoint, Teams und Exchange umfasst, ist dies eine zentrale Herausforderung für den Datenschutz in Microsoft 365. Microsoft Purview Information Protection bietet hierfür eine leistungsstarke Lösung: Vertraulichkeitsbezeichnungen.

Stellen Sie sich diese Bezeichnungen als digitale Stempel vor, die Dokumente und E-Mails basierend auf ihrer Sensibilität klassifizieren. Sobald eine Datei oder E-Mail eine Bezeichnung erhält, werden automatisch vordefinierte Schutzmaßnahmen angewendet. Dies verlagert den Schutz vom Speicherort direkt auf die Information selbst, egal wohin sie gesendet oder wo sie gespeichert wird. In Kombination mit Richtlinien zur Verhinderung von Datenverlust (Data Loss Prevention, DLP) entsteht ein starkes Sicherheitsnetz, das den versehentlichen oder böswilligen Abfluss von Informationen verhindert. Die Verwaltung solcher Systeme erfordert jedoch eine klare Strategie, wie sie durch unsere Management Services sichergestellt wird.

Beispiele für Aktionen durch Vertraulichkeitsbezeichnungen:

• Label ‚Öffentlich‘: Keine Einschränkungen.
• Label ‚Intern‘: Fügt eine Kopfzeile ‚Nur für interne Zwecke‘ hinzu.
• Label ‚Vertraulich‘: Verschlüsselt die Datei und beschränkt den Zugriff auf eine definierte Benutzergruppe.
• Label ‚Streng Vertraulich‘: Verschlüsselt die Datei, fügt ein Wasserzeichen hinzu und verhindert das Kopieren, Drucken und Weiterleiten.

Sicherheitslage kontinuierlich bewerten und verbessern

Wie misst man den Erfolg seiner Sicherheitsbemühungen? Microsoft Secure Score bietet hierfür ein zentrales Dashboard. Es analysiert Ihre Microsoft 365-Konfiguration und bewertet Ihre Sicherheitslage mit einer Punktzahl. Viel wichtiger als die Zahl selbst ist jedoch die Liste der empfohlenen Maßnahmen. Sie fungiert als eine Art Fahrplan, um die Microsoft 365 Sicherheit verbessern zu können.

Hüten Sie sich davor, blind einer hohen Punktzahl nachzujagen. Betrachten Sie den Secure Score stattdessen als dynamisches Werkzeug für das Risikomanagement. Er hilft IT-Teams dabei, die kritischsten Schwachstellen zu identifizieren und priorisiert anzugehen. Da ständig neue Bedrohungen und Funktionen auftauchen, ist eine regelmäßige Überprüfung der Empfehlungen unerlässlich. Die Aktivierung von Funktionen aus Microsoft Defender for Office 365, wie Safe Links und Safe Attachments, verbessert nicht nur direkt den Score, sondern bietet auch eine zusätzliche Verteidigungslinie gegen Phishing und Malware. Ein Teil dieser Verbesserungen betrifft auch die Endgeräte, deren Schutz und Verwaltung wir mit spezialisierten Diensten wie EndpointCare unterstützen.

Eine sicherheitsbewusste Unternehmenskultur etablieren

Am Ende des Tages ist die beste Technologie nur so stark wie die Menschen, die sie nutzen. Eine widerstandsfähige Sicherheitsstrategie basiert daher nicht nur auf technischen Kontrollen, sondern auch auf einer sicherheitsbewussten Belegschaft. Regelmäßige und praxisnahe Schulungen zur Erkennung von Phishing-Mails und zum sicheren Umgang mit Daten sind unerlässlich.

Ein weiterer kultureller Baustein ist das Prinzip der geringsten Rechte (Principle of Least Privilege). Durch rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC) wird sichergestellt, dass Mitarbeiter nur auf die Daten und Systeme zugreifen können, die sie für ihre Arbeit benötigen. Dies begrenzt den potenziellen Schaden, den ein kompromittiertes Konto anrichten kann, erheblich. Digitale Hygiene ist eine geteilte Verantwortung. Die Kombination aus robusten technischen Maßnahmen und geschulten Mitarbeitern schafft eine Sicherheitskultur, die das gesamte Unternehmen schützt. Dieser partnerschaftliche Ansatz ist tief in unserer Identität verankert, wie Sie auf unserer Über-uns-Seite nachlesen können.

Ihre Quick-Wins für mehr M365-Sicherheit im Überblick:

• Security Defaults aktivieren: Erzwingen Sie MFA für alle Benutzer als grundlegenden Schutz.
• Conditional Access nutzen: Implementieren Sie kontextbasierte Zugriffsregeln.
• Daten klassifizieren: Setzen Sie Vertraulichkeitsbezeichnungen ein, um sensible Informationen zu schützen.
• Secure Score überwachen: Nutzen Sie die Empfehlungen zur kontinuierlichen Verbesserung Ihrer Sicherheitslage.