Struktur vor Funktion: Warum M365 Governance entscheidend ist
Microsoft 365 Solutions
16. Oktober 2025
Microsoft 365 entwickelt sich in einem rasanten Tempo. Fast wöchentlich werden neue Funktionen und Werkzeuge eingeführt, was den Eindruck erweckt, dass Fortschritt allein durch die kontinuierliche Einführung dieser Neuerungen entsteht. Viele Unternehmen geraten dadurch unter Druck, jede neue Funktion sofort zu übernehmen, oft ohne einen strategischen Plan. Sie jagen dem nächsten glänzenden Objekt hinterher und vernachlässigen dabei die grundlegenden Strukturen, die für Sicherheit und Effizienz unerlässlich sind.
Dieser Ansatz, bei dem Funktionen an erster Stelle stehen, führt unweigerlich zu einem chaotischen digitalen Arbeitsumfeld. Der wahre Wert von Microsoft 365 liegt jedoch nicht in der schieren Menge der genutzten Features, sondern in ihrer kontrollierten und zielgerichteten Anwendung. Genau hier setzt eine effektive IT-Governance für Unternehmen an. Sie schafft die Basis, um das Potenzial der Plattform wirklich auszuschöpfen, anstatt im Feature-Dschungel den Überblick zu verlieren.
Unterscheidung zwischen Plattformnutzung und Governance
Um die Kontrolle zurückzugewinnen, müssen wir zunächst zwei grundlegende Konzepte klar voneinander trennen. Auf der einen Seite steht die „Nutzung“ der Plattform. Das ist die alltägliche, taktische Interaktion der Mitarbeitenden mit Werkzeugen wie Teams, SharePoint oder Outlook, um ihre Aufgaben zu erledigen und produktiv zu sein. Auf der anderen Seite steht die „Governance“. Sie ist das strategische Rahmenwerk aus Richtlinien, Rollen und Prozessen, das Sicherheit, Compliance und die Ausrichtung an den Geschäftszielen gewährleistet.
Stellen Sie sich das Ganze wie das Straßennetz einer Stadt vor. Die Nutzung ist das Fahren eines Autos von A nach B. Die Governance hingegen umfasst die Verkehrsregeln, die Straßenschilder, die Ampelschaltungen und die Stadtplanung, die dafür sorgen, dass der Verkehr fließt und kein Chaos ausbricht. Ohne diese Regeln würde der Verkehr schnell zum Erliegen kommen. Genauso führt ein Ungleichgewicht in Microsoft 365, bei dem die Nutzung die Governance bei Weitem übersteigt, zu digitalem Stillstand, Sicherheitsvorfällen und Ineffizienz.
Viele Unternehmen konzentrieren sich ausschließlich darauf, ihren Mitarbeitenden das „Fahren“ beizubringen, vergessen aber, die notwendigen Verkehrsregeln aufzustellen. Die Erkenntnis, dass beides Hand in Hand gehen muss, ist der erste Schritt, um aus einer reinen Werkzeugsammlung nachhaltige IT-Lösungen zu entwickeln, die das Unternehmen wirklich voranbringen.
Die spürbaren Risiken einer vernachlässigten Governance
Die anfängliche Begeisterung für die Freiheiten von M365 weicht schnell der Ernüchterung, wenn die Steuerung fehlt. Die Risiken sind nicht theoretisch, sondern haben konkrete Auswirkungen auf das Geschäft. Ein zentrales Problem sind Sicherheitslücken. Unkontrolliert erstellte Teams und großzügige externe Freigaben öffnen Tür und Tor für Datenlecks. Wie ein Bericht von CoreView aus dem Jahr 2021 zeigt, erlebten viele Unternehmen, die M365 nutzten, Sicherheitsvorfälle aufgrund mangelhafter Verwaltung. Ohne klare Regeln weiß niemand mehr, wer auf welche Daten zugreift.
Ein weiterer kritischer Punkt sind Compliance-Herausforderungen. Vorschriften wie die DSGVO stellen klare Anforderungen an die Datenspeicherung und Aufbewahrungsfristen. Ohne Governance ist es fast unmöglich nachzuvollziehen, wo sensible Daten liegen und wie lange sie gespeichert werden. Dies führt zu einem hohen rechtlichen und finanziellen Risiko. Eng damit verbunden ist der sogenannte „Wildwuchs“: Eine unkontrollierte Zunahme von redundanten Teams, Kanälen und SharePoint-Seiten. Die Folgen sind Verwirrung bei den Nutzern, ineffiziente Zusammenarbeit und steigende Speicherkosten. Mitarbeitende finden Informationen nicht mehr und die Produktivität sinkt.
Schließlich führt fehlende Governance zu einer enormen Belastung der IT-Abteilungen. Anstatt strategisch zu agieren, sind sie im reaktiven „Feuerlöschmodus“ gefangen und verbringen ihre Zeit damit, Berechtigungsprobleme zu lösen und Datenchaos zu beseitigen. Eine durchdachte Strategie für M365 Security and Compliance ist daher keine Option, sondern eine wirtschaftliche Notwendigkeit, um die hohen Kosten der Untätigkeit zu vermeiden.
| Risikobereich | Auswirkungen auf das Geschäft | Lösung durch Governance |
|---|---|---|
| Unkontrollierte Inhaltsfreigabe | Datenlecks, Verlust von geistigem Eigentum, Compliance-Verstöße | Klare Richtlinien für externe Freigaben und Nutzung von M365-Vertraulichkeitsbezeichnungen |
| Wildwuchs von Teams und Sites | Verwirrung bei Nutzern, redundante Daten, erhöhte Speicherkosten, ineffiziente Zusammenarbeit | Eine klare Teams Governance Strategie mit Genehmigungsworkflows und Lebenszyklusmanagement |
| Inkonsistente Zugriffsverwaltung | Sicherheitslücken, unbefugter Zugriff auf sensible Daten, erhöhtes Insider-Risiko | Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten, Automatisierung von Berechtigungen über Sicherheitsgruppen |
| Fehlende Datenaufbewahrungsrichtlinien | Verstöße gegen DSGVO/gesetzliche Anforderungen, unnötige Speicherkosten | Implementierung und Automatisierung von Aufbewahrungs- und Löschrichtlinien basierend auf Datenklassifizierung |
Die vier Säulen eines robusten M365 Governance Frameworks
Eine effektive Governance lässt sich nicht zufällig erreichen. Sie erfordert einen strukturierten Ansatz, der auf vier wesentlichen Säulen ruht. Zusammen bilden sie ein stabiles M365 Governance Framework, das Sicherheit und Produktivität in Einklang bringt.
- Menschen: Technologie allein löst keine Probleme. Es beginnt mit klar definierten Rollen und Verantwortlichkeiten. Wer ist für welche Inhalte verantwortlich? Wer genehmigt die Erstellung neuer Arbeitsbereiche? Die Einrichtung eines funktionsübergreifenden Governance-Gremiums, das Vertreter aus IT, Fachabteilungen und Compliance umfasst, stellt sicher, dass Entscheidungen im Sinne des gesamten Unternehmens getroffen werden.
- Prozesse: Definierte Prozesse sind das Rückgrat der Governance. Dies betrifft den gesamten Lebenszyklus eines Kollaborationsraums, von der Anforderung und Genehmigung über die regelmäßige Überprüfung bis hin zur Archivierung und endgültigen Löschung. Automatisierte Workflows helfen dabei, diese Prozesse effizient und konsistent umzusetzen.
- Richtlinien: Richtlinien sind die schriftlich festgehaltenen Spielregeln, die Nutzern und Administratoren Orientierung geben. Dazu gehören Namenskonventionen für Teams und Kanäle, klare Regeln für den Gastzugriff und eine verständliche Datenklassifizierung. Gut dokumentierte Richtlinien reduzieren Unsicherheiten und fördern ein einheitliches Verhalten. Microsoft selbst bietet hierzu wertvolle Leitfäden, wie in der Dokumentation zur Collaboration Governance beschrieben.
- Technologie: Die vierte Säule nutzt Technologie, um die definierten Regeln durchzusetzen. Microsoft 365 bietet leistungsstarke Bordmittel wie bedingten Zugriff (Conditional Access), Vertraulichkeitsbezeichnungen (Sensitivity Labels) und Aufbewahrungsrichtlinien. Diese Werkzeuge helfen, die Governance zu automatisieren und den manuellen Aufwand zu minimieren. Für komplexe Anforderungen können spezialisierte Management Services die Implementierung und Überwachung zusätzlich unterstützen.
Governance als kontinuierlichen Prozess implementieren
Viele schrecken vor dem Thema Governance zurück, weil es wie ein riesiges, unüberwindbares Projekt wirkt. Der Schlüssel zum Erfolg liegt jedoch darin, Governance nicht als einmalige Aufgabe, sondern als einen iterativen Prozess zu verstehen. Es ist ein Kreislauf aus Planen, Umsetzen, Überwachen und Anpassen. Anstatt zu versuchen, alles auf einmal zu lösen, sollten Sie mit einem „Quick Win“ beginnen. Adressieren Sie einen konkreten Schmerzpunkt, wie die unkontrollierte Erstellung von Teams, um schnell einen sichtbaren Mehrwert zu schaffen und Unterstützung im Unternehmen zu gewinnen.
Ein zentrales Instrument hierfür ist ein formeller Microsoft 365 Governance Plan. Dieses Dokument hält alle getroffenen Entscheidungen, Richtlinien und Verantwortlichkeiten fest und dient als lebendige Referenz für die gesamte Organisation. Es schafft Transparenz und sorgt dafür, dass die Governance-Strategie nachvollziehbar bleibt.
Die häufigste Sorge ist, dass Governance die Produktivität erstickt. Doch das Gegenteil ist der Fall. Gut umgesetzte Governance schafft Leitplanken, keine Käfige. Sie gibt Mitarbeitenden die Freiheit, sicher und effizient zu arbeiten, ohne dass sie auf unsichere Schatten-IT-Lösungen ausweichen müssen. Ein sicherer und gut strukturierter digitaler Arbeitsplatz fördert die Akzeptanz und stellt gleichzeitig sicher, dass die Kontrolle gewahrt bleibt.
Von einer Werkzeugsammlung zu einem strategischen Asset
Am Ende geht es um eine grundlegende Perspektivverschiebung. Ohne eine durchdachte Steuerung bleibt Microsoft 365 nur eine Ansammlung von Werkzeugen mit ungenutztem Potenzial und versteckten Risiken. Eine effektive Governance verwandelt diese Sammlung jedoch in ein sicheres, skalierbares und strategisches Asset, das echten Geschäftswert liefert.
Fazit: Die zentrale Botschaft ist klar: Geben Sie der Struktur Vorrang vor neuen Funktionen. Nur so können Sie den vollen und nachhaltigen Wert Ihrer Investition in Microsoft 365 realisieren. Der Weg dorthin führt über die Implementierung von Microsoft 365 Governance Best Practices. Beginnen Sie die strategische Konversation in Ihrem Unternehmen noch heute. Wir bei Cloudflake sind überzeugt: In jeder IT steckt eine bessere. Und wir helfen Ihnen dabei, sie zu finden.