Vom Chaos zur Klarheit

Datenklassifizierung & Compliance

Nicht alle Daten in Teams sind gleich sensibel. Ein Chat über die Mittagspause ist weniger kritisch als ein Dokument mit Finanzkennzahlen. Datenklassifizierung bedeutet, Informationen als vertraulich, öffentlich usw. einzustufen und geeignete Schutzmaßnahmen anzuwenden. Compliance bezieht sich hingegen auf die Einhaltung rechtlicher Vorgaben (z.B. Datenschutz, Aufbewahrungsfristen).

Wofür brauche ich das? Teams ist inzwischen ein echter Daten-Hub – für Dateien, Unterhaltungen und Besprechungsaufzeichnungen. Deshalb ist es wichtig, dass sensible Informationen ordnungsgemäß behandelt werden. Mit Sensitivity Labels und Retention Policies können Sie Teams und Inhalte entsprechend ihrer Vertraulichkeit markieren, wodurch automatische Regeln greifen können (z.B. darf ein hochsensibles Team keine externen Gäste haben und Nachrichten werden nach 30 Tagen gelöscht). So schützt ihr die wertvollsten Unternehmensdaten und beugt rechtlichen Problemen vor. Richtig umgesetzt sorgen Klassifizierung und Compliance dafür, dass nur die richtigen Personen auf die richtigen Daten zugreifen – ganz ohne ständige, manuelle Überwachung. Zum Beispiel könnt ihr festlegen, dass Teams mit Kunden-PII immer verschlüsselt werden müssen oder sämtliche Teams-Chats zur Erfüllung von Audit-Anforderungen für ein Jahr archiviert werden. So fügt sich Teams nahtlos in eure übergreifenden Data-Governance-Strategien ein und reduziert das Risiko von Datenschutzverletzungen oder Bußgeldern.

Monitoring & Reporting

Man kann nichts steuern, was man nicht misst. Monitoring und Reporting in Teams liefern die nötigen Einblicke, um Governance-Regeln im Blick zu behalten und rechtzeitig auf Probleme zu reagieren. Betrachtet es als Rückmelde-Kreislauf: Ihr habt Richtlinien festgelegt – werden die auch eingehalten? Welche Nutzungsmuster sind erkennbar? 

Über Tools wie die Berichte im Teams Admin Center oder die Microsoft-365-Auditlogs lassen sich solche Fragen beantworten. Das ist deshalb wichtig, weil Governance keine „Einmal-und-fertig“-Aufgabe ist, sondern eine laufende, präventive Initiative. Regelmäßige Auswertungen der Nutzungsdaten zeigen zum Beispiel, wenn in einer bestimmten Abteilung besonders viele neue Teams entstehen (möglicherweise fehlt dort Guidance), oder wenn Gastzugriffe überhandnehmen, obwohl nur interne Nutzung vorgesehen war. Periodische Audits können außerdem Sicherheitsrisiken oder Verbesserungsmöglichkeiten frühzeitig aufdecken. Beispielsweise kann man damit inaktive Teams identifizieren, bei denen eine Archivierung sinnvoll wäre. Kurz gesagt, Monitoring verschafft Ihnen den nötigen Überblick, um Richtlinien anzupassen, gezielte Schulungen anzubieten oder bei Bedarf einzugreifen, ehe kleine Probleme eskalieren.

Owner-Management

Ob ein Team funktioniert oder im Chaos versinkt, hängt maßgeblich von seinen Ownern ab. Owner haben die höchsten Berechtigungen – sie können Mitglieder hinzufügen oder entfernen, Einstellungen vornehmen und tragen damit eine große Verantwortung. Eine bewährte Governance-Praxis ist deshalb das aktive Management von Teamownern.

Weshalb ist das so wichtig? Stellen euch vor, ein Team hat nur einen einzigen Owner, der das Unternehmen verlässt – plötzlich fehlt jemand mit den nötigen Rechten, um Mitglieder zu verwalten oder Einstellungen zu ändern. Das landet dann wieder als extra Arbeit in der IT, nur um nachträglich neue Owner zuzuweisen. Das Zauberwort ist also Kontinuität: Ideal sind stets mindestens zwei Owner pro Team. So ist garantiert, dass immer jemand zur Verfügung steht, wenn Anpassungen benötigt werden. Gleichzeitig bedeutet klare Ownership, dass jemand konkret dafür zuständig ist, ob ein Team weiter aktiv bleibt oder geschlossen wird. Microsoft empfiehlt von Haus aus, mehrere Owner einzusetzen, um langfristig einen reibungslosen Betrieb zu sichern.

Schulung & Sensibilisierung

Die besten Richtlinien bringen wenig, wenn eure Nutzer sie nicht kennen oder nicht verstehen. Deshalb sind Training und Sensibilisierung unverzichtbar. Es ist eine Art „Kulturwandel“: Anwender sollen lernen, verantwortungsvoll mit dem Tool umzugehen. Wenn Ihr also beispielsweise neue Namenskonventionen oder Gastzugriffsregeln einführt, erklärt euren Usern, wie man sie praktisch anwendet und welchen Nutzen sie bringen. 

So steigert ihr die Bereitschaft, sich an die Vorgaben zu halten, und ermöglicht allen einen sicheren und effizienten Einsatz von Teams. Ob in Form von Workshops, kurzen Anleitungen oder integrierten Trainings im Onboarding-Prozess – regelmäßige Schulungen stellen sicher, dass alle auf dem neuesten Stand sind. Außerdem fördert es die Produktivität, da gut geschulte Anwender das Beste aus Teams herausholen können (z.B. wann sollte man ein Team anlegen und wann reicht eine einfache Gruppenchat-Funktion?). 

Praktisch ist auch die Einführung von Teams Champions in jeder Abteilung, die als Erstansprechpartner dienen und beim Vermitteln von Best Practices helfen. So verteilt sich Governance-Verantwortung auf mehrere Schultern und nicht nur auf die IT.

Regelmäßig aufräumen

Digitale Arbeitsumgebungen sammeln im Laufe der Zeit zwangsläufig „Datenmüll“ an. Selbst mit guten Policies können inaktive Teams, ungenutzte Kanäle oder veraltete Inhalte entstehen. Genau deshalb sind regelmäßige Bereinigungsprozesse so wichtig. Dabei plant Ihr feste Intervalle (z. B. quartalsweise oder halbjährlich) ein, um die Teams-Landschaft zu prüfen und aufzuräumen. Dadurch vermeidet Ihr eine Anhäufung an „digitalem Schrott“, der Anwender verwirrt und Risiken birgt. 

Inaktive Teams zu entfernen oder zu archivieren hält die Umgebung schlank und aktuell. So könnt ihr etwa Teams ansehen, die seit 90 Tagen keine Aktivität mehr hatten, und bei den Ownern nachfragen, ob das Projekt noch läuft. Die Vorteile sind optimierte Performance, weniger Sicherheitslücken und eine klar strukturierte Kollaborationsplattform. Setzt auf Automatisierung, wo möglich – zum Beispiel mit Policies, die Teameigentümer bei Inaktivität benachrichtigen oder Kanäle nach einer gewissen Zeit automatisch archivieren. Ein gut durchgeführter Cleanup ist wie ein Frühjahrsputz für Ihre Teams-Umgebung: alte Lasten raus, aktive Teams kommen besser zur Geltung.